Controllo dei processi e miglioramento continuo del CMS ZDHC

L’organizzazione deve avere un processo per la registrazione dei documenti del proprio CMS e della loro archiviazione. Tale processo deve garantire:

• Rilevanza rispetto agli obiettivi dell’organizzazione

• Conformità rispetto alle normative

• Compatibilità rispetto ai processi

• Disponibilità

E necessario informare il personale sui contenuti e sulle modalità di accesso all’archiviazione.

Processi, documenti e registrazioni sono strumenti a support di implementazione, tracciabilità, trasparenza e miglioramento continuo, gli operatori direttamente coinvolti devono essere sempre informati sul posizionamento di tali strumenti e averne accesso. Un’istruzione operativa (SOP) deve essere redatta al fine di definire le modalità di mantenimento dei documenti e delle registrazioni. L’istruzione deve individuare le modalità di:

• Protezione

• Recupero

• Conservazione

• Aggiornamento

• Rimozione

Inoltre ogni incidente o ogni conformità deve, identificato, registrato e documentato nel RCA e CAP dedicati.

Man mano che si verificano cambiamenti nelle organizzazioni, nelle normative, nei requisiti e nei processi, il CMS di un'organizzazione necessita di revisioni e aggiornamenti coerenti. È importante che l'organizzazione disponga di un processo in atto per farlo. Questo processo può essere svolto internamente e/o da soggetti esterni.

Dopo che una revisione delle prestazioni è stata completata, il team dovrebbe proporre azioni per aggiornare e implementare modifiche rilevanti al proprio CMS. Queste azioni dovrebbero essere riviste e portare a nuovi obiettivi che possono consentire un miglioramento continuo